En el trascurso del desarrollo de los Laboratorios los Coordinadores y su equipo presentarán 3 informes al Área de Artes Visuales del Ministerio. El 1º informe consiste en la legalización del proyecto (ver requisitos en el punto 2.1). Los informes 2º y 3º son ejercicios de Co-evaluación del proyecto, que se sirven de Guías o herramientas sencillas de investigación pedagógica participativa. Con este ejercicio se invita al Coordinador del Laboratorio y a su equipo a entablar un diálogo democrático, constructor de conocimiento, mediante el cual validan lo realizado y/o lo reorientan, afinando el modelo pedagógico. Además, se contribuye a empoderar al grupo de participantes ya que cada uno fortalece sus criterios de valor, garantizando así el cumplimiento de los objetivo de proyección cultural de los Laboratorios de Artes Visuales. Es posible que en alguno de estos momentos participe un representante del Programa de Laboratorios de Artes Visuales del Ministerio de Cultura.

Primer Informe: Presentación de la propuesta y requisitos legales

El 1º Informe consistente en la presentación del proyecto y el cumplimiento de los requisitos para la contratación. La siguiente tabla le ayuda al Coordinador a planear y hacer seguimiento a la presentación del 1º Informe.

• Anexo 1. Formato para la presentación del proyecto pedagógico, financiero y de gestión 
• Anexo 2. Formato de Unión Temporal y Modelo de carta de autorización de los miembros del grupo constituido para delegar funciones
• Anexo 3. Guía para diseñar la invitación a inscribirse en los Laboratorios                           
• Anexo 4. 1º Informe. Procedimientos para legalización de Orden de servicio

    
Segundo Informe: Co-evaluación de avances del proyecto

El 2º Informe consistente en un ejercicio de co-evaluación de la 1º y 2º etapa del Laboratorio y el cumplimiento de los requisitos para la gestión del 2º pago. La siguiente tabla le ayuda al Coordinador a planear y hacer seguimiento a la presentación del 2º Informe.

• Anexo 5. 2º Informe. Guía de co-evaluación del 1a y 2ª etapa            

Base de datos de participantes
Cada Coordinador recibe un formato complejo para registrar en digital datos de participantes de los Laboratorios, requerido por Mincultura. Una primera parte de este formato diligenciado, datos completos de participantes y seguimiento puntual de asistencia de las 1º y 2º etapas, se debe entregar junto con el 2º Informe. Con el 3º Informe se entrega una segunda parte de Formato diligenciado que incluye datos completos de participantes (si hay nuevos) y seguimiento puntual de asistencia de la 3º etapa y exposición o evento de socialización. En entre las Artes se sistematizarán los datos de todos los Laboratorios en un formato para Web.

• Anexo 6. Base de datos de participantes y control de asistencia. Requerido por Mincultura

Licencia de uso para la circulación de obras por medios electrónicos, impresos o expositivos 
Con el fin de velar por los derechos de autor de las obras que se produzcan en los Laboratorios, sean estas dibujos, fotografías, videos u otros, de acuerdo a la Ley de Derechos de autor, se requiere contar con una licencia de uso para su circulación por medios electrónicos, impresos o expositivos, otorgada por cada uno de los miembros del
colectivo coordinador y de los participantes de cada Laboratorio. Por esto, junto con el 2º Informe cada uno debe diligenciar el formato anexo.

• Anexo 7. Licencia de uso de obra artística, registros fotográficos y audiovisuales
• Anexo 8. Documentos requeridos para la gestión del 2º y 3º pago (2º y 3º informe)

Tercer Informe final. Coevaluación y conclusiones 

• Anexo 8. Documentos requeridos para la gestión del 2º y 3º pago (2º y 3º informe)
• Anexo 9. 3º Informe Final. Guía de Seguimiento y co-evaluación final
• Anexo 10. Evaluación individual de satisfacción del servicio prestado por el Laboratorio.
  • Formato requerido por Mincultura                     

Exposición o evento de socialización

La gestión y realización de exposiciones o evento de cierre de los Laboratorios, además de difundir y exhibir los procesos o productos artísticos desarrollados y de propiciar un espacio de socialización e intercambio de experiencias y conocimientos, se propone contribuir a que otros artistas locales, estudiantes y la comunidad en general disfruten con las miradas de los otros sobre la realidad de la que son parte, descubran valores de identidad estética, artística y cultural de su contexto particular y lo comprendan mejor.  
Se recomienda tener en cuenta el Manual de Producción y Montaje para las Artes Visuales Manual Museología, Curaduría, Gestión, publicado por el Ministerio de Cultura 2012. En PDF Igualmente puede solicitarse el PDF en la Asociación Entre las Artes. Tel: 3003761