Para el Laboratorio de cada Departamento se presenta un proyecto. Cada Departamento tiene un contexto diferente y problemáticas distintas. Además, cada año la evaluación en cada lugar da diferentes resultados que se retoman al plantear el Laboratorio del año siguiente.

Se observa que el proceso de Invitación a participar en los Laboratorios está fuertemente ligado al contexto: hay lugares donde las Secretarías, Casas de Cultura y otras instituciones los apoyan con entusiasmo, en otros lugares no es así. Se le solicita al Ministerio convocar a la realización del Laboratorios lo antes posible a comienzo del año, así se puede empezar con tiempo esta gestión.

Se recomienda

• Otorgar a los Coordinadores un carné que los identifique como Maestros del Programa de Laboratorios de Artes Visuales del Ministerio de Cultura, para facilitarles su labor de gestión en los municipios.
• Han dado muy buen resultado, especialmente en municipios pequeños: Los volantes dispuestos en almacenes y lugares públicos, el perifoneo y avisos por emisoras locales. En algunos casos ha funcionado bien la invitación a través de afiches, la Web y redes sociales como Facebook.
• Es importante tener en cuenta un rubro en la planeación del presupuesto para este proceso.
• Es conveniente hacer una base de datos de apoyos posibles en los municipios y hacerle seguimiento personal a su efectividad.
• Se sugiere abrir un espacio en el portal Web de los Laboratorios, contiguo a la invitación, para guardar la memoria de estos datos, así que los nuevos Coordinadores tengan acceso a esta, y no se corra el riesgo de perderse como ha sucedido.
• Los tiempos de esta gestión se tienen en cuenta en los honorarios de los Coordinadores, pero no hacen parte del plan académico.  

Los Laboratorios exigen 90 horas de trabajo académico, que se calculan sobre la base de mínimo tres momentos, de tres jornadas de 8 horas cada uno, para un total de 78 horas, y 12 horas que se destinen a las sesiones de co-evaluación con los grupos de participantes, a la muestra de trabajos y a actividades de tipo formativo, complementarias a esta. Estos son tiempos mínimos para garantizar un aprendizaje básico y la conformación de comunidad en el campo de las artes en cada lugar. Equivalen a un Semestre académico en el que se tomen tres asignaturas.

Los tiempos establecidos este año para el desarrollo de los Laboratorio son entre el 1 Abril y el 31 Agosto. La presentación del informe final se planea para los primeros días de Septiembre.

Se recomienda

• Desarrollar los laboratorios en una sola etapa cuando los Coordinadores no viven en la región. La experiencia de hacerlo así, ha mostrado muy buenos resultados, no sólo porque se ahorra presupuesto de pasajes, sino que, por ejemplo, hay regiones donde se pierde continuidad y no regresan en un 2° momento los mismos participantes.

Cada Laboratorio de un Departamento requiere la elaboración de un Plan Financiero en la Presentación del proyecto, y dos Informe Financieros: uno parcial y otro final. Para bien de la organización y evidencia del gasto de cada Laboratorio, cuando un Maestro desarrolla dos Laboratorios, en dos Departamentos distintos, se presenta cada caso por aparte.

Se recomienda

• Aumentar una columna en el cuadro de presupuesto para registrar recursos conseguidos por el Laboratorio con otras entidades o aportes recibidos en especie.
• Reunir cada tipo de gastos como: transporte, comunicaciones, hoteles, restaurante, en un recibo de caja menor o en una sola cuenta de cobro a un tercero.
• Tener en cuenta que los aportes mensuales de Seguridad Social durante el desarrollo del proyecto (6 meses), se hacen sobre el valor de los honorarios recibidos en el marco del proyecto de Laboratorio. Pero, para recibir el último desembolso se aceptan planillas de Universidad u otros comprobantes de pago de S.S. en otra empresa a la que esté afiliado el Coordinador.